Jeśli nadal przechodzisz obojętnie wokół nowelizacji prawa pracy w zakresie pracy zdalnej – ten wpis blogowy nie jest dla Ciebie. Ale jeśli jesteś tym HR Business Partnerem, który chce być na bieżąco, angażuje się w zmiany regulaminu pracy w organizacji i nie lubi chować głowy w piasek, to mamy dla Ciebie kilka praktycznych informacji dotyczących pracy zdalnej. 7 kwietnia 2023 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Pracy, która znosi przepisy covidowe dotyczące home office. O jakie zmiany powinniśmy zadbać w firmach?
28% pracowników deklaruje, że pracuje zdalnie lub hybrydowo, jak wynika z najnowszych badań Pracuj.pl. Jeszcze w marcu ubiegłego roku wynik ten wynosił o 6 punktów procentowych więcej. Mimo tego spadku, praca z domowego zacisza cieszy się dużą popularnością. Wśród osób pracujących hybrydowo największą grupę 30% stanowią osoby łączące pracę zdalną ze stacjonarną pół na pół. Od 7 kwietnia definicja pracy zdalnej będzie oficjalnie figurować w Kodeksie Pracy, a dla HR-owców i HR Business Partnerów to kolejne w tym roku wyzwanie. Wiąże się z wprowadzeniem nowych procesów, zmiany zapisów regulaminów i wypracowaniem rozwiązań w związku z wymogami formalnymi.
Z tego tekstu dowiesz się:
- na czym polegają kluczowe zmiany wynikające z nowelizacji kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej,
- jakie są rodzaje pracy zdalnej,
- jak zorganizować home office zgodnie z najnowszymi przepisami,
- w jakie “must have” pracodawca musi wyposażyć miejsce pracy zdalnej,
- jakie są odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące nowelizacji kodeksu pracy i pracy zdalnej.
Z naszego poprzedniego wpisu Nowelizacja Kodeksu Pracy cz. 1. Kontrola trzeźwości już wiesz, dlaczego HR Business Partner powinien śledzić najnowsze zmiany prawne. Wiesz też, że pierwsza nowelizacja kodeksu pracy, dotycząca kontroli trzeźwości pracowników w miejscu pracy już obowiązuje. Poniżej znajdziesz mini-poradnik, który pomoże Ci w praktyczny sposób przejść przez najważniejsze zapisy związane z usankcjonowaniem pracy zdalnej.
Nowelizacja Kodeksu Pracy – praca zdalna
Nowe przepisy dotyczące zasad pracy zdalnej i hybrydowej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku.
Wprowadzając pracę zdalną w firmie zadbaj o:
- porozumienie lub konsultację ze związkami zawodowymi na temat wprowadzanych w organizacji zmian (na rozmowy mamy 30 dni, od momentu wejścia przepisu w życie),
- określenie i wpisanie nowych zasad do regulaminu pracy (na poziomie przepisów wewnątrzzakładowych). Dopiero od tego momentu pracownicy mogą składać wnioski o zmianę trybu pracy na zdalną lub hybrydową.
Pracodawca musi określić, jakie grupy zawodowe, działy lub stanowiska będą objęte lub wykluczone pracą zdalną (czasem łatwiej napisać, kto nie będzie miał takiej możliwości).
Rodzaje pracy zdalnej
Ta nowelizacja Kodeksu Pracy (dotycząca pracy zdalnej) zastępuje przepisy covidowe. Wyróżnione są trzy rodzaje pracy zdalnej:
- całościowa lub częściowa (hybrydowa) – w uzgodnieniu pracodawcy i pracownika,
- okazjonalna 24 dni w roku – przysługuje na wniosek, konieczna jest zgoda pracodawcy. Może być to praca zdalna ciągiem przez 24 dni lub w odstępach, niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok,
- przymusowa – określana przez pracodawcę zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.
Praca zdalna – miejsce wykonywania i zwrot kosztów
Warto wiedzieć, że miejsce wykonywania pracy zdalnej musi zostać uzgodnione z pracodawcą. Pamiętaj, że pracodawca może nie zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej np. z zagranicy czy miejsc publicznych. Dodatkowo, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów pracy zdalnej, np. w formie ryczałtu.
Konieczne jest określenie sposobu rozliczania takiej dopłaty (w formie algorytmu), żeby zasady te były jasne dla wszystkich pracowników.
Co pracodawca musi zapewnić przy pracy zdalnej?
Must have, które pracodawca ma obowiązek zapewnić przy pracy zdalnej w myśl nowelizacji kodeksu pracy to:
- laptop,
- dodatkowa kamera (jeśli jest potrzebna),
- telefon służbowy,
- dostęp do internetu.
PAMIĘTAJ: najlepiej w wewnętrznych przepisach określić, w co dokładnie doposażamy miejsce pracy zdalnej.
Czy w myśl nowelizacji pracodawca może odmówić przejścia na pracę zdalną?
Odmowa przejścia na pracę zdalną przez pracodawcę (w przypadku wniosku pracownika posiadającego szczególne uprawnienie do jej wykonywania) jest możliwa jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.
Rodzaj pracy związany jest ze stanowiskiem pracy i zakresem obowiązków (np. kierowca, osoba sprzątająca, kucharz, pielęgniarka, ochroniarz, pracownik recepcji).
Organizacja pracy to sposób jej wykonywania (np. częste osobiste spotkania z klientem w siedzibie firmy, obrót dokumentacją papierową, której nie można wynosić poza siedzibę organizacji, praca zespołowa nad projektami, makietami).
Praca zdalna a równe traktowanie
Pamiętaj o przestrzeganiu zasady równego traktowania pracowników m.in. przy:
- typowaniu grup pracowników uprawnionych do pracy zdalnej,
- ustalaniu zasad rozpatrywania/uwzględnienia indywidualnych wniosków pracowników ubiegających się o wykonywanie pracy w formule zdalnej,
- określaniu zasad kontroli pracy zdalnej czy zasad potwierdzania obecności na stanowisku pracy.
Nowelizacja kodeksu pracy, czyli odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące regulaminu pracy zdalnej (FAQ)
Jeśli nie zdążymy wprowadzić regulaminu pracy zdalnej do 7 kwietnia, to czy pracownicy mogą pracować zdalnie (na dotychczasowych zasadach), czy powinni być w biurze?
Od 7 kwietnia 2023 r., czyli od dnia wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej, pracownicy nie mogą wykonywać pracy zdalnej na podstawie wcześniejszych przepisów ustawy antycovidowej. W takim przypadku pracodawca może polecić pracownikom pracę zdalną na podstawie Kodeksu Pracy – pod warunkiem, że będzie trwał okres zagrożenia epidemicznego albo w okresie 3 miesięcy po jego odwołaniu. Pracodawca ma także możliwość uzgodnienia z pracownikiem wykonywania pracy zdalnej na podstawie indywidualnego porozumienia. Nie jest więc dopuszczalne, aby pracownik od dnia 7 kwietnia 2023 r. wykonywał pracę na dotychczasowych zasadach, tj. np. bez pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną.
Ile dni pracy zdalnej przysługuje w 2023 w myśl nowelizacji kodeksu pracy?
W każdym roku przysługują 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej. Pozostałe dni, czy to pracy zdalnej całościowej/częściowej lub przymusowej są ustalane z pracodawcą.
Czy praca zdalna wymaga aneksu do umowy?
Zmiana dotycząca wprowadzenia pojęcia pracy zdalnej do Kodeksu Pracy, a następnie do przepisów wewnątrzzakładowych nie powoduje konieczności aneksowania umów. Do uzgodnienia miejsca wykonywania pracy dochodzi z inicjatywy pracodawcy lub na odpowiedni wniosek pracownika.
Czy praca zdalna musi być wykonywana w miejscu zamieszkania?
Zgodnie zapisami Kodeksu Pracy pracownik wykonuje pracę zdalną we wskazanym przez siebie miejscu, każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod własnym adresem zamieszkania. Jeśli pracownik chce zmienić miejsce wykonywania pracy zdalnej, to musi zgłosić nowy adres pracodawcy i uzyskać zgodę na dokonanie takiej zmiany.
Czy można zapisać w regulaminie pracy zdalnej, że nie zgadzamy się na pracę zdalną za granicą?
Definicja pracy zdalnej zakłada możliwość wykonywania takiej pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Praca z zagranicy wymaga od pracodawcy poznania przepisów podatkowych, ubezpieczeniowych i innych regulacji międzynarodowych. Ze względu na rozbieżność przepisów prawnych, konieczna może się okazać konsultacja z wyspecjalizowanymi prawnikami. Biorąc to pod uwagę np. pracodawca może nie wyrazić zgody na wykonywanie pracy zdalnej spoza granic kraju. Nie ma przeszkód prawnych by w regulaminie pracy „z góry” zastrzec, że pracodawca nie zgadza się na pracę zdalną wykonywaną z zagranicy. Należy jednak zawsze pamiętać o zachowaniu zasady niedyskryminacji i równego traktowania pracowników.
