You are currently viewing Kochasz analizę danych, a HR KPI wyciągasz z rękawa? Nie czytaj tego artykułu!

Kochasz analizę danych, a HR KPI wyciągasz z rękawa? Nie czytaj tego artykułu!

Jak oswoić analizę danych i nauczyć się języka biznesu? Jak z HR-owca-strażaka wejść na poziom strategiczny? Jak zostać HR Biznes Partnerem, który potrafi rozmawiać z biznesem i ma wpływ na kluczowe decyzje w firmie?
Odpowiedź jest zaskakująco prosta: małymi krokami. Dzięki narzędziu, które jesteś w stanie zbudować sam, a które pomoże Ci zmienić postrzeganie HR w organizacji. Przeczytaj o tym, jak stworzyć podstawowy HR Dashboard i zacznij wprowadzać zmiany w sposobie swojej pracy od jutra.

Czego się dowiesz z tego artykułu?

  • Od czego zacząć pracę ze wskaźnikami w HR
  • Jakie są kluczowe HR KPI
  • Jak krok po kroku stworzyć HR Dashboard

KPI w HR – nie taki diabeł straszny…

Dlaczego HR-owcy podchodzą do KPI w HR jak do jeża? Część HR-owców nie do końca zdaje sobie sprawę z możliwości, jakie przed nimi otwiera odpowiednio zwizualizowana „tablica” z danymi. Brakuje również narzędzi. Choć rynek HR-Techowy prężnie się rozwija, to wiele organizacji ma do zaoferowania HR-owcom jedynie sprawdzony arkusz kalkulacyjny. Dodatkowo zdarza się, że HR-owcy… po prostu boją się liczb!
Czas odczarować tę legendę.

Polski HR w tyle

Analityka w HR to w Polsce jeden z najważniejszych, ale i najsłabiej rozwiniętych obszarów w większości organizacji w Polsce. Potwierdza to badanie przeprowadzone przez Pracuj.pl i Pracuj Ventures „Silniejsza rola HR, potencjał dla technologii” (1). Wynika z niego, że aż 40% firm nie planuje wdrożenia rozwiązań wspierających procesy HR-owe w 2022 roku. Większym niepokojem napawa jednak fakt, że analityka danych zajęła ostatnie miejsce w zestawieniu obszarów HR, w których firmy planują wdrożenie bądź zmianę oprogramowania. To lekcja do odrobienia dla polskich firm, zwłaszcza, że zdecydowanie odstajemy w tym aspekcie od globalnych trendów.

Od czego zacząć pracę ze wskaźnikami w HR

Częstą pułapką, w którą wpadają HR-owcy, jest mnogość. Mnogość wskaźników, mnogość oczekiwań, mnogość arkuszy i dokumentów. Okazuje się, że ostatecznie tylko wyniki się nie mnożą. Bez obaw, to częsty problem.
Dlatego zamiast dać się porwać tej wielości – skup się na tym, co jest ważne z punktu widzenia biznesu i ludzi. Zanim przystąpisz do działań, odpowiedz sobie na pytanie: po co to robisz? Dla kogo te dane są istotne? Co może być w nich interesującego dla zarządu, a co dla poszczególnych managerów?
Zamiast pracować na 100 HR KPI, wybierz 5 kluczowych dla Twojej organizacji i nimi się zajmij. Zobaczysz, że nie taki diabeł straszny, jak go malują, a pozytywne zaskoczenie na twarzy Twoich rozmówców będzie najlepszą nagrodą.

Kluczowe KPI z punktu widzenia HR

Powiedzieliśmy już, że HR-owcy często sami wierzą, że język liczb i wskaźników jest poza ich zasięgiem. Jeśli jednak chcesz zostać skutecznym HR Biznes Partnerem, z którego zdaniem liczy się biznes, musisz nauczyć się posługiwać językiem biznesu i operować danymi, które są dla niego istotne. Zacznij od kluczowych wskaźników i na początku skup się tylko na nich.
Podstawowe wskaźniki HR, niezbędne przy tworzeniu Executive HR Dashboard:
Są to np. wskaźniki które wpływają na wyniki (tzw bottom line):
  • Budżet na koszty personalne
  • Liczba pracowników lub FTE (ang. Full-Time Equivalent, czyli etat): jeśli mamy mało osób, które pracują na niepełnych etatach, to lepiej mierzyć tylko liczbę pracowników, a nie FTE.
  • Absencje: interesują nas wszystkie, czy może tylko krótkoterminowe, które rozbijają planowanie grafików? A może jedne i drugie, bo generalnie mamy problemy z absencjami?
  • Urlopy (ich liczba lub rezerwy urlopowe): spójrzmy na to z perspektywy biznesu. Często rezerwa urlopowa jest bardziej sugestywna niż liczba dni zaległego urlopu, bo w rezerwie widzimy realnie zamrożone środki na poczet niewykorzystanych urlopów.

Jeden HR Dashboard – Trzy punkty widzenia

Zamiast mnożyć narzędzia, przygotuj jeden kompleksowy HR Dashboard, z którego można korzystać na kilku poziomach. Punktem wyjścia jest pytanie o to, kto ma być odbiorcą danych:

  1. Poziom executive: z punktu widzenia codziennej pracy najistotniejsze są wyniki i kilka wybranych wskaźników – charakterystycznych dla branży. To dane, które można cyklicznie pokazywać np. na spotkaniach z Zarządem.
  2. Poziom menedżerski (linie biznesowe) – odpowiednie wskaźniki są tu materiałem do pracy z menedżerami. W tym przypadku HR KPI może być więcej, dodatkowo można rozbić dane na poszczególne linie biznesowe.
  3. Poziom procesów HR – wskaźniki z tego poziomu są przydatne, gdy pojawiają się ważne inicjatywy HR-owe, zmiany procesów np. w zakresie kultury organizacyjnej czy candidate experience. Mierzenie efektywności poszczególnych etapów jest bardzo ważne i staje się cennym narzędziem do oceny poszczególnych działań i osiągnięcia końcowego celu.
Co zrobić, by analiza danych nie stała się celem samym w sobie, tylko rzeczywiście zaowocowała nawiązaniem partnerskiego dialogu z biznesem i przełożyła się na wsparcie konkretnych celów biznesowych? Zaplanuj cykliczne spotkania, podczas których będziesz prezentować odpowiedni poziom HR Dashboard przed zarządem.

Wizualizacje danych HR – must have czy nice to have

Przygotowanie wyników badań czy analiz w formie wizualizacji to istotny, ale nie najważniejszy aspekt pracy HR Biznes Partnera. Ważniejsza jest jednak umiejętność czytania i interpretowania wyników, dostrzeganie trendów oraz ich klarowna prezentacja podczas spotkań z Zarządem.
W Twojej firmie brakuje narzędzi do analityki HR? Zastanów się, czy analitycy z innych działów mogą Cię wesprzeć. Często wystarczy rozejrzeć się dookoła, by znaleźć kogoś z odpowiednimi kompetencjami. Poszerzasz także sieć kontaktów i poznajesz inne działy – same korzyści. Naprawdę, warto rozmawiać.

Jak krok po kroku wprowadzać HR Dashboard

Czas na praktyczne działanie. Od czego zacząć wdrażanie pracy ze wskaźnikami? Proponuję rozbić ten proces na 6 etapów:
  1. Szeroki research dostępnych KPI – istotnych nie tylko z perspektywy HR, ale także z punktu widzenia biznesu. Podczas analizy KPI HR Biznes Partnerzy pracują wspólnie z zespołem ekspertów z innych działów, aby wyłonić kluczowe wskaźniki.
  2. Wybór tego, co chcemy mierzyć – odpowiedź na pytanie „co”
  3. Zdefiniowanie wskaźników – odpowiedź na pytanie „jak”
  4. Zderzenie HR Dashboardu z biznesem – czyli sprawdzenie, czy niczego w nim nie brakuje, czy wskaźniki zostały dobrze określone.
  5. Wizualizacja – zobrazowanie danych, które chcemy prezentować.
  6. Wspólna, cykliczna praca HR-owców z managerami i Zarządem nad wnioskami wynikającymi z przygotowanego dashoabrdu – to kluczowy etap, kiedy zastanawiamy się, jakie konkretne przełożenie mają dane liczby na biznes, jak możemy je wykorzystać do rozwoju organizacji, które z nich są niepokojące i powinny zapalić czerwone światło.
Pamiętaj, że możesz cały czas udoskonalać Twój HR Dashboard, nie bój się wprowadzania zmian i optymalizacji. Ważne jednak, by nie zapędzić się w ślepą uliczkę perfekcjonizmu. Twoim celem jest jak najszybsze rozpoczęcie efektywnej pracy z KPI. Nie musi być idealnie.
Na zakończenie jedna rada: zacznij działać już teraz! Odczaruj strach przed liczbami, wybierz 5 najważniejszych KPI i sprawdź, dokąd zaprowadzi Cię ich regularna analiza. Wnioski mogą Cię – pozytywnie – zaskoczyć.
(1) Pracuj.pl, Pracuj Ventures, Raport Silniejsza rola HR, potencjał dla technologii”, październik 2021.
Piotr Cwalina

Piotr Cwalina

Dyrektor personalny, HR Strategic Advisor, partner WNCL, wykładowca uczelni Łazarskiego na podyplomowych studiach C&B

Chcesz zostać mistrzem KPI w Twojej organizacji? Wybierz kurs „HR KPIs. Jak mierzyć i wykazywać efektywność?” i zacznij partnerski dialog z biznesem.
Skorzystaj z narzędzia, które ułatwi Ci skuteczną komunikację z biznesem i pomoże przeformułować rolę HR w organizacji. Sprawdź, jakie kroki podjąć, by być traktowanym na równi z innymi partnerami biznesowymi.

Dodaj komentarz